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业主选“管家”不同于开发商选物业公司,开发商在选择时有可能会以有利促销、招租为目的;业主选“管家”,目的是更好地“过日子”。
业主选“管家”一般由业主委员会具体操作,业主委员会在选聘物业管理公司时,可以采用招标或其他方式进行。目前,大多数小区采用邀标、议标的形式。这是因为业主委员会委员都是兼职,而公开招标、评标手续烦琐、委员们可能没有精力、时间;邀标、议标只 要是有针对性地进行,效果也会是好的。
在选择合适的“管家”时,要注重考虑企业的服务质量与管理费用,即通常讲的质量价格比。因此,应根据居住区域所属保障、改善、舒适等不同房屋类型以及全体业主的消费观念、消费水平,选择相应的企业,最好考虑选择在本小区附近有管理服务项目的企业,这样企业可发挥规模效应,降低成本。另外,经验表明,由业主委员会成员以外的人员或者机构推荐企业为邀标单位比较公正。对于被推荐的单位,业委会应当在邀标、议标前进行一番“明查暗访”,查明这家物业公司的业绩和市场口碑,并广泛听取业主的评价。
在议标、决标的时候,有的业委会采用“两步走”的方法,效果颇佳。第一步由业主大会或者业主代表大会对经“明查暗访”后筛选出来的企业进行首轮选择,选出得票的2—3家企业;第二步,业委会与这些企业具体商议物业管理服务合同,最后选定一家企业。
根据《上海市居住物业管理条例》和市房地局颁发的《加强业主委员会管理若干规定》,以及一些业主委员会运作的经验,下面的做法可以借鉴。
1、一个物业管理区域内应当依法成立一个业主委员会,一个业委会应委托一个物业管理企业管理物业。
2、区、县房地产管理部门负有对所在地的业委会指导、检查的日常管理责任,因此业委会应把要解聘、选聘物业管理公司的做法及时告知房地办事处,必要时向街道(乡镇)有关部门、居委会通报,以得到他们的支持和指导。
3、业委会应当就解聘、更换物业管理公司召开会议和作出决定,并由全体出席会议的人员在会议记录上签字。
4、业委会应当把此事列为物业管理区域内全体业主的一件大事,及时召开业主代表大会或业主大会,对此事进行讨论,作出决定,也可采用问卷调查方式。
5、业委会和召开业主代表大会作出的决定,最好以公告形式告知全体业主、使用人,且要书面通知物业管理公司。
6、业主委员会在与新选聘的物业管理公司签订服务合同之后的十日内,解聘的企业应当将该物业管理区域内的下列档案资料移交给业委会或者新选聘的企业,并办理移交手续:
(1)各类物业设施的验收、接管档案(图、卡、册);(2)与供水、供电、供气、环卫、有线电视等单位订立的协议书、合同资料;(3)物业分户产权清册、租赁清册、业主使用人情况表;(4)共用设备、公共设施设置清单、图纸以及运行、传真、改造、维修记录凭证;(5)维修基金以幢为单位的分户清册或资料;(6)财务收支帐册;(7)其他物业档案资料。